Atelierul de Roți

Fără valoare fiscală: nu mișcă stocul, nu urcă în SPV, nu intră la restanțe. Proforma îi spune clientului ce are de plătit; devizul arată cât costă o lucrare; avizul de însoțire merge cu marfa când factura se face mai târziu (gestiunea scade la factură). Din oricare faci factura cu un clic („Fă factura").

Facturile care se repetă — chirie, abonament, întreținere — le face serverul singur, în ziua lor, de la ora 6 dimineața: lunar, trimestrial, semestrial sau anual. Ca ciornă (o verifici și o emiți tu, din „Facturi”) sau emisă de-a dreptul, trimisă clientului pe email dacă vrei. Le pune și le schimbă administratorul.

Contractele cu clienții. O factură recurentă legată de un contract scrie pe ea „Conform contractului nr. … din …”.

Facturile primite de firmă și cât s-a plătit din fiecare. Cele trimise prin e-Factura vin singure din SPV, o dată pe oră, cât timp firma e legată (Setări → SPV) — ANAF le ține 60 de zile, aici rămân. Pe celelalte (furnizorii care nu trec prin SPV) le scrii cu „Factură de la furnizor”.

Apasă pe un client ca să-l modifici. Factura păstrează datele clientului așa cum erau la emitere.

Lista de aici umple rândurile facturii: scrii denumirea și se pun singure UM, prețul și TVA-ul. Pe factură le poți schimba oricând.

Un singur stoc pentru toată firma. Punctul de lucru se scrie pe fiecare mișcare, ca să știi unde a intrat și unde s-a vândut.

Apasă pe un rând ca să-i vezi toate mișcările.

Extrasul îl iei din internet banking: MT940 (.sta / .txt), CAMT.053 (.xml) sau CSV. Se așază singur pe firma al cărei IBAN e pe el; o tranzacție adusă deja nu se pune a doua oară. La fiecare încasare îți propun factura (numărul ei în explicație, aceeași sumă, clientul) — „Potrivește” o marchează încasată, în ziua plății; la o plată, factura furnizorului primește plata. Ce nu e factură (comision, salarii, taxe) pui deoparte cu „Altceva”.

Banii din casa firmei, pe zile: chitanțele (intrări), plățile în numerar către furnizori (ieșiri) și ce scrii de mână (depuneri la bancă, ridicări, alte intrări și ieșiri). Soldul de pornire se pune la Setări → Firma.

🧾 Chitanțele din perioadă

Luna aleasă, pe firma din butonul de sus. Arhiva are facturile emise (PDF, fișierul e-Factura și răspunsul semnat al ANAF), facturile primite din SPV și registrele — facturi emise, facturi primite, chitanțe — ca tabele pentru Excel. Sumele în valută intră în lei cu cursul de pe factură; storno-urile intră pe minus.

Facturile emise

Facturile primite

Starea de acum, nu pe perioada aleasă mai jos. Fără facturile stornate și fără storno-urile lor.

Firmele sunt complet separate: fiecare cu codul ei fiscal, seria și numerotarea ei, TVA-ul ei, clienții ei, produsele și stocul ei, punctele ei de lucru, facturile și restanțele ei. Lucrezi pe una singură odată — o alegi din butonul de sus, lângă numele programului. Aici le faci și le schimbi datele; o firmă nouă o faci cu „Firmă nouă": scrii CUI-ul, apeși „Adu datele de la ANAF" și se completează singură.

Firma

Înștiințări de plată către clienți

Clienții primesc singuri, pe email, o înștiințare înainte de scadență și după ce a trecut, cu factura atașată — câte un singur mail pe client. Pleacă luni–vineri, la ora din Setări → Email. Nu pleacă pentru facturile marcate încasate, nici la clienții scoși din înștiințări (din fișa lor). Se salvează cu „Salvează firma”.

Arhiva lunară, la contabilă

În fiecare lună, în ziua aleasă, pleacă pe email arhiva lunii trecute: un ZIP cu facturile emise (PDF, fișierul e-Factura și răspunsul semnat al ANAF), facturile primite din SPV și registrele — facturi emise, facturi primite, chitanțe — ca tabele pentru Excel. Pornită acum, pleacă singură întâi pentru luna asta; pe cele de dinainte le trimiți din butonul de mai jos. Adresa și ziua se salvează cu „Salvează firma”.

Logo și ștampilă pe factură (opțional)

Apar pe factura tipărită și pe PDF-ul ei (logo-ul de aici, doar cât nu e bifată sigla Atelierul de Roți). Ștampila stă deasupra semnăturii furnizorului; pe o ciornă nu se pune. Alege o poză clară, pe fundal alb (JPG sau PNG) — se micșorează singură.

📦 Gestiune

Fiecare firmă are stocul ei și punctele ei de lucru — aici sunt ale firmei în care lucrezi acum. Cât gestiunea e stinsă, facturile ei nu scad marfa și recepțiile nu o adaugă — bun cât îți pui lucrurile la punct.

Punctele de lucru

✉️ Email

Căsuțele atelierului se pun o singură dată, în panou (atelierulderoti.ro/panou.html → Aplicații → Mail), cu parola lor. Aici scrii doar adresa căsuței, de exemplu office@atelierulderoti.ro: mailurile pleacă de acolo, cu parola de acolo, iar copia în „Trimise" o pune tot panoul. Parola nu trece pe aici.

Raportul de luni

În fiecare luni, la ora pusă mai jos, pleacă un mail cu toți clienții care au facturi neplătite la termen: clientul, suma, numărul facturii, data și câte zile s-au depășit. Pleacă și de sărbători.

🛡️ SPV — e-Factura la ANAF

Facturile emise urcă în SPV (legea cere 5 zile lucrătoare de la emitere), iar cele primite de la furnizori vin de acolo în program. O singură dată: aplicația FACTURARE se înregistrează la ANAF (anaf.ro → Servicii online → Înregistrare utilizatori → Dezvoltatori aplicații), cu adresa de întoarcere de mai jos; ANAF dă un Client ID și un Client Secret, care se scriu aici (nu pe mail). Apoi omul cu certificatul digital (tokenul USB) apasă „Leagă SPV” la fiecare firmă. Se începe pe mediul de TEST, fără efect legal.

Firmele

⬆️ Adu istoricul din alt program

Alege fișierele scoase din programul vechi. Merg două feluri, și amestecate:
• exportul de facturi (.xlsx) — la FGO: Facturi → descărcare → „Exportă înregistrări de la / până la". Aduce facturile, rândurile lor și starea de încasare. Ăsta e cel bun.
• e-Factura (.xml) — o factură pe fișier, cu toate rândurile, dar fără să spună dacă a fost încasată.
Sumele aduse se păstrează întocmai, așa cum au fost depuse. Facturile își țin seria și numărul, iar contorul nostru sare peste ele, ca să nu dea vreodată același număr de două ori. Ce e deja în program se sare, deci poți rula de câte ori vrei.

Cont nou

Facturistul intră cu email + PIN de pe orice telefon sau calculator. Contabilul intră la fel, dar doar se uită: vede facturile, furnizorii, casa, documentele și tabul „Contabilitate”, de unde își descarcă arhiva fiecărei luni — nu schimbă nimic. Administratorul intră la fel, dar numai de pe un calculator legat cu link din panou. Un email greșit se îndreaptă la „Modifică": contul se mută pe adresa nouă cu tot ce e al lui (rol, PIN, semnătura de pe facturi). Singura excepție e propriul cont de administrator — acela se schimbă din panou.